Dokumentenmanagement

Wie Rechnungen, Verträge oder Akten mit einem Dokumentenmanagement digital werden

Warum Ihre Dokumente digital werden sollten? Stellen Sie sich vor Sie sind auf der Suche nach einer älteren Akte, um diese zu löschen oder etwas nachzuschlagen, und müssen diese in Ihren Papierakten finden – wäre es nicht einfacher, in Ihrem PC nach einem Schlagwort zu suchen und die Akte sofort zur Hand zu haben?

In solchen Fällen sind papierbasierte Prozesse wie ein Bremsklotz – unübersichtlich und zeitintensiv.

Um das zu verbessern, Ihren Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu erleichtern und Zeit zu sparen, gibt es das digitale Dokumentenmangement.

Auch dem Ziel der digitalen Transformation mit Blick auf die Zukunft kommen Sie so ein großes Stück näher.

Doch Digitalisierung ist kein Sprint sondern ein Marathon, der gut vorbereitet sein sollte. Dabei unterstützen wir Sie und und finden gemeinsam heraus, welche Lösungen für Sie am besten sind.

Was ist das überhaupt – ein Dokumentenmanagement-system?

Ein Dokumentenmanagement unterstützt Sie bei der Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten bzw. Informationen. Dies beginnt bei einer eingehenden Mail oder auch einem eingescannten Dokument. Diese Dokumente werden weitergeleitet, freigegeben, archiviert oder auch an externe Systeme wie z.B. ein Warenwirtschafts- oder Buchhaltungsprogramm übergeben.

Auf Sie eingestellt

Prozesse und Informationswege sind natürlich in jedem Unternehmen ganz individuell – das heißt, bevor wir damit anfangen, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Dokumente zu digitalisieren und dadurch Ihre Arbeit zu vereinfachen, möchten wir Sie erst einmal kennen lernen. Wir betrachten Ihre Prozesse bis ins Detail und sprechen mit Ihnen über zukünftig geplante Veränderungen. Nur so können wir Ihnen eine maßgeschneiderte Software anbieten, die Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Prozesse optimal unterstützt.

Der Prozessautomatisierung stehen oft komplexe Programmierung bzw. technische Details im Vordergrund. Nicht für uns, denn besonders im Bereich der Automatisierung ist der Mensch der entscheidende Faktor, da dieser den Übergang von analogen Medien zur digitalen Verwaltung einleitet und somit die Schnittstelle beider Welten darstellt.

Alle Projektakten, alle Mails, alle Buchhaltungsdokumente und alle Kundenunterlagen sind jederzeit sofort auffindbar und zugeordnet. Dabei ist jedes Dokument nur einmal digitalisiert vorhanden. Beides ist kein Widerspruch, sondern eine Konsequenz modernster Systemsteuerung.

Funktionen von Dokumentenmanagement-systemen

Schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
Automatisierte Belegerkennung
Informationsmanagement

Rechtskonforme Archivierung: Revisionssicherheit, GoBd konform, DSGVO konform
Zentrale Archivierung aller relevanten Dokumente

Integration von essentiellen elektronischen Systemen: Warenwirtschaft, Buchhaltung
Prozessmodellierung/automatisierung

Vorteile

Teamarbeit / Kollaboration

Arbeitserleichterung

Papierloses Büro

Rechtskonforme Archivierung: Revisionssicherheit

Rechtskonforme Archivierung:
GoBd konform

Rechtskonforme Archivierung:
DSGVO konform

Diese Liste lässt sich noch weiter fortführen – doch uns ist bewusst, dass nicht all diese Faktoren bei der Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem im Vordergrund für Sie stehen. Deshalb stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite und finden gemeinsam heraus, wie wir den Weg der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen gestalten können. Sprechen Sie mit uns über Ihre Situation – und Sie erhalten Ihre optimale Lösung.

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Unsere Stärken liegen in der bedarfsorientierten und unabhängigen Beratung.