Wie Rechnungen, Verträge oder Akten mit einem Dokumentenmanagement digital werden
Warum Ihre Dokumente digital werden sollten? Stellen Sie sich vor Sie sind auf der Suche nach einer älteren Akte, um diese zu löschen oder etwas nachzuschlagen, und müssen diese in Ihren Papierakten finden – wäre es nicht einfacher, in Ihrem PC nach einem Schlagwort zu suchen und die Akte sofort zur Hand zu haben?
In solchen Fällen sind papierbasierte Prozesse wie ein Bremsklotz – unübersichtlich und zeitintensiv.
Um das zu verbessern, Ihren Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu erleichtern und Zeit zu sparen, gibt es das digitale Dokumentenmangement.
Auch dem Ziel der digitalen Transformation mit Blick auf die Zukunft kommen Sie so ein großes Stück näher.
Doch Digitalisierung ist kein Sprint sondern ein Marathon, der gut vorbereitet sein sollte. Dabei unterstützen wir Sie und und finden gemeinsam heraus, welche Lösungen für Sie am besten sind.
♦ Papier war gestern – digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse
Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem (z. B. DocuWare) archivieren, organisieren und finden Sie Ihre Dokumente in Sekunden – revisionssicher und effizient
♦ Rechtssichere & DSGVO-konforme Archivierung
Ihre Daten werden GoBD- und DSGVO-konform gespeichert – mit vollständiger Protokollierung und klaren Zugriffsberechtigungen
♦ Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme
Unser DMS lässt sich in bestehende ERP-, Buchhaltungs- oder CRM-Systeme integrieren – für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche
♦ Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Workflows
Automatisierte Freigabeprozesse, digitale Eingangsrechnungsverarbeitung und Archivierung entlasten Ihre Mitarbeitenden und sparen täglich wertvolle Zeit
♦ Individuelle Beratung & Projekteinführung
Wir analysieren Ihre Unternehmensprozesse, beraten herstellerunabhängig und setzen Ihr DMS individuell um – begleitet durch persönliche Ansprechpartner
♦ Zukunftssicher & skalierbar für KMU
Ob 5 oder 500 Mitarbeitende – das System wächst mit Ihren Anforderungen. Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen mit digitalem Anspruch
Ein Dokumentenmanagement unterstützt Sie bei der Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten bzw. Informationen. Dies beginnt bei einer eingehenden Mail oder auch einem eingescannten Dokument. Diese Dokumente werden weitergeleitet, freigegeben, archiviert oder auch an externe Systeme wie z.B. ein Warenwirtschafts- oder Buchhaltungsprogramm übergeben.
Prozesse und Informationswege sind natürlich in jedem Unternehmen ganz individuell – das heißt, bevor wir damit anfangen, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Dokumente zu digitalisieren und dadurch Ihre Arbeit zu vereinfachen, möchten wir Sie erst einmal kennen lernen. Wir betrachten Ihre Prozesse bis ins Detail und sprechen mit Ihnen über zukünftig geplante Veränderungen. Nur so können wir Ihnen eine maßgeschneiderte Software anbieten, die Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Prozesse optimal unterstützt.
Der Prozessautomatisierung stehen oft komplexe Programmierung bzw. technische Details im Vordergrund. Nicht für uns, denn besonders im Bereich der Automatisierung ist der Mensch der entscheidende Faktor, da dieser den Übergang von analogen Medien zur digitalen Verwaltung einleitet und somit die Schnittstelle beider Welten darstellt.
Alle Projektakten, alle Mails, alle Buchhaltungsdokumente und alle Kundenunterlagen sind jederzeit sofort auffindbar und zugeordnet. Dabei ist jedes Dokument nur einmal digitalisiert vorhanden. Beides ist kein Widerspruch, sondern eine Konsequenz modernster Systemsteuerung.
Diese Liste lässt sich noch weiter fortführen – doch uns ist bewusst, dass nicht all diese Faktoren bei der Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem im Vordergrund für Sie stehen. Deshalb stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite und finden gemeinsam heraus, wie wir den Weg der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen gestalten können. Sprechen Sie mit uns über Ihre Situation – und Sie erhalten Ihre optimale Lösung.
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Unsere Stärken liegen in der bedarfsorientierten und unabhängigen Beratung.
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